如何做好工程總承包項目的檔案管理工作

   從以下幾方面做好工程總承包項目的檔案管理工作：

一、建立健全建設(shè)項目檔案管理制度

對建設(shè)單位和各參建方在建設(shè)項目檔案管理職責(zé)、文件收集與積累、竣工文件的編制要求、審核與歸檔范圍和保管期等做出全方位的規(guī)定，對受控文件進(jìn)行全過程管理，為解決建設(shè)項目文件在形成和積累以及竣工檔案在編制過程中的一些質(zhì)量需要注意的事項，在工程文件管理中實行“三同步”既：工程一開始就與編制竣工文件同步進(jìn)行;工程進(jìn)行中就與竣工文件的積累、整編、審定同步進(jìn)行;工程竣工時，要與提交一套合格的竣工文件同步進(jìn)行，在很大程度上確保了建設(shè)項目檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確，同時使執(zhí)行者便于操作和掌握。

二、明確各部門職責(zé)

按照國檔發(fā)[1988]4號《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》中的規(guī)定，工程建設(shè)項目實行總承包時，各施工承包單位負(fù)責(zé)收集、整理、編制其分包范圍內(nèi)的檔案資料，交總承包單位匯總、整理。工程竣工時由總承包單位向業(yè)主整體移交。

三、明確文件材料歸檔要求

具體歸檔整理內(nèi)容包括以下幾個方面：立卷原則、方法;立卷過程中應(yīng)遵循的要求;立卷歸檔要求;卷內(nèi)文件的排列方法;案卷的組合、編目;案卷封皮、卷內(nèi)目錄及備考表的編制;案卷的裝訂;工程文件材料的歸檔范圍、保管期限及文件材料的編號;工程文件材料移交份數(shù)、移交的時間及移交的程序。

四、做好竣工資料移交工作

要實現(xiàn)竣工資料編制與工程同步進(jìn)行。

單位工程進(jìn)行整體評定前，施工單位要先向總承包單位移交本單位工程的全部竣工資料，總承包專業(yè)工程師負(fù)責(zé)對移交資料的質(zhì)量進(jìn)行審查。確認(rèn)無誤后報監(jiān)理單位審核，對不符合要求的資料，應(yīng)督促編制單位予以完善和補(bǔ)充。

竣工資料移交工序: 工程完成后向總承包單位移交，并對竣工檔案移交資料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性負(fù)責(zé)。

竣工資料整體完成后，總承包項目經(jīng)理組織相關(guān)部門對竣工資料進(jìn)行整體驗收，按照項目文件管理辦法，向業(yè)主和院檔案管理處整體移交并辦理交接手續(xù)。

五、總承包檔案管理中應(yīng)注意的問題

明確專人主抓，工程初期進(jìn)行工程資料管理策劃;

工程前期確定工程項目文件的立卷歸檔辦法，明確要求;

工程前期對分包商、項目部資料人員進(jìn)行檔案管理知識培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平和素質(zhì);

加強(qiáng)中間過程管理，保證資料整理與工程進(jìn)度同步，以保證工程竣工資料的準(zhǔn)確、系統(tǒng)。